Wij hechten wij veel belang aan de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die wij verwerken. Bovendien willen we heel duidelijk en transparant zijn over wat er gebeurt wanneer we jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, in dit geval wanneer we cookies op je apparaat plaatsen en die cookies achteraf verzamelen. Vandaar dit cookiebeleid.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je computer worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Cookies helpen ons om verschillende dingen te doen, zoals het mogelijk maken van bepaalde functies op onze website of het meten van hoe bezoekers zoals jij onze website gebruiken.

1. Wat als dit cookiebeleid niet al je vragen beantwoordt?

De wetgeving betreffende verwerking van persoonsgegevens (GDPR/AVG en wet van 30 juli 2018) als betreffende elektronische communicatie (wet van 13 juni 2005) verplicht ons om jou heel wat informatie te verstrekken, dus vragen we je even om je aandacht. Mocht je nog vragen hebben over de verwerking van je persoonsgegevens via cookies, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze FG (de afkorting voor "functionaris voor gegevensbescherming") via e-mail: privacy@viaa.be

 2. Wie is “wij”?

"Wij" verwijst in dit cookiebeleid naar VIAA:

Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) Vzw
Kleindokkaai 9A,
9000 Gent
België

Ondernemingsnummer 0644.450.380

Tel.: +32 9 298 05 01

VIAA is verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken (of - zoals de wet het noemt - "verwerken") van jouw persoonsgegevens op de wijze uitgelegd in dit cookiebeleid. In 2018 werd beslist VIAA vzw te fusioneren met Packed vzw en Lukas vzw. De  geïntegreerde organisatie zal in de loop van 2020 verdergaan onder de naam meemoo, Vlaams instituut voor het archief.

Je kan uiteraard met al je vragen, verzoeken of problemen in verband met de verwerking van je persoonsgegevens terecht bij VIAA (herinner je de eerder genoemde FG).

3. Welke cookies gebruiken we en waarom?

Wanneer je onze website gebruikt, plaatsen wij de volgende cookies:

Naam van de cookie

Hoe lang blijft deze cookie op jouw apparaat staan (tenzij je het verwijdert)?

Waarom wordt deze cookie gebruikt?

  • cookie naam: SSESS
    cookie soort: Functionele cookies
    functie van deze cookie: Deze cookie zorgt ervoor dat je na het aanmelden ook aangemeld blijft.
    duur: 4 weken
  • cookie naam: _ga
    cookie soort: Analytische cookies
    functie van deze cookie: Deze cookies registreren een unieke ID voor het verzamelen van statistische data over het website gebruik.
    duur: 2 jaar
  • cookie naam: _gat, _gid
    cookie soort: Analytische cookies
    functie van deze cookie: Deze cookies registreren een unieke ID voor het verzamelen van statistische data over het website gebruik.
    duur: Sessie
  • cookie naam: cookie_consent
    cookie soort: Functionele cookies
    functie van deze cookie: Deze cookie houdt bij of je ons toestemming hebt gegeven om cookies te gebruiken.
    duur: Permanent

Wij dienen de functionele cookies te plaatsen. Jij kan niet kiezen of we deze cookies wel of niet gebruiken, omdat deze strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website.

Voor analytische cookies hebben wij jouw voorafgaande toestemming nodig.

Je kan je toestemming geven door op de betreffende knop in de cookiebanner te klikken. Je kan je toestemming te allen tijde intrekken door de in je browser opgeslagen cookies te verwijderen. Meer informatie over hoe je dit kunt doen, vind je op de websites van de betreffende browserfabrikanten:

  1. Internet Explorer: https://support.microsoft.com/nl-nl/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies 

  2. Safari:  https://support.apple.com/nl-be/guide/safari/sfri11471/mac

  3. Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-in-en-uitschakelen-websites-voorkeuren

  4. Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=nl

  5. Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/nl-nl/help/4468242/microsoft-edge-browsing-data-and-privacy-microsoft-privacy

 

4. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij delen de persoonsgegevens die via cookies verzameld worden met niemand anders dan de mensen die voor VIAA werken, evenals met onze contentpartners en de leveranciers die ons helpen bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Het betreft ondernemingen die we onder meer hebben ingeschakeld voor de volgende doeleinden: administratie, communicatie, hosting, onderhoud van onze websites, data-analyse, authenticatie van gebruikers, marketingdoeleinden etc.

Iedereen die toegang heeft tot jouw persoonsgegevens zal altijd gebonden zijn door strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om jouw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te bewaren. Dit betekent dat alleen de volgende ontvangers jouw persoonsgegevens ontvangen:

  • jijzelf;

  • de medewerkers en boven beschreven contentpartners en leveranciers van VIAA;

  • overheids- of gerechtelijke autoriteiten voor zover wij verplicht zijn om hen jouw persoonsgegevens toe te zenden (bijv. belastingdienst, politie of gerechtelijke autoriteiten).

Jouw persoonsgegevens worden door ons in principe niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verzonden (de Europese Economische Ruimte bestaat uit de EU, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland), tenzij indien: (1) op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie dit land op de ‘witte lijst’ is geplaatst, (2) wij voldoende waarborgen nemen om jouw persoonsgegevens bij overdracht te beschermen (bv. door het sluiten van een overeenkomst op basis van modelcontractbepalingen zoals opgesteld door de Europese Commissie) of (3) er sprake is van een specifieke situatie waarvoor de AVG in een afwijking voorziet.

5. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden slechts zolang verwerkt als nodig is om de hierboven beschreven doeleinden van de cookies te bereiken of, wanneer wij jou om je toestemming hebben gevraagd, tot het moment dat je jouw toestemming intrekt. In dit artikel voorzien wij jou van de informatie die je nodig heeft om te beoordelen hoe lang wij jouw persoonsgegevens identificeerbaar houden.

Als algemene regel geldt dat wij jouw persoonsgegevens zullen de-identificeren wanneer deze niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer de bewaartermijn, zoals in dit artikel wordt uitgelegd, is verstreken. Wij kunnen jouw persoonsgegevens echter niet verwijderen als er een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel bestaat dat VIAA verhindert deze te verwijderen.

Alle persoonsgegevens die wij via cookies verzamelen zullen wij minstens bijhouden tot het ogenblik dat de cookies verwijderd worden op jouw apparaat. 

Alle persoonsgegevens die wij via cookies verzameld hebben in het kader van een contractuele relatie met jou of de organisatie die je vertegenwoordigt, bewaren wij voor de duur van de contractuele relatie en tot 10 daarna, ook al zouden de cookies in kwestie al eerder verwijderd zijn van jouw apparaat.

6. Wat doen wij om jouw persoonsgegevens veilig te bewaren?

Zoals eerder uitgelegd, is de veiligheid en vertrouwelijkheid van alle gegevens die wij verwerken zeer belangrijk voor ons. Daarom hebben we voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verwerkte persoonsgegevens veilig worden bewaard. Deze stappen omvatten onder meer de beperking van de verwerking tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor het bereiken van de doeleinden die wij jou hebben meegedeeld. We hebben ook technische en organisatorische maatregelen genomen om onze infrastructuur, systemen, toepassingen, gebouw en processen te beveiligen.

Je zal begrijpen dat deze technische en organisatorische maatregelen gevoelige informatie bevatten over onze organisatie die wij niet zomaar publiekelijk willen meedelen. Je kan ons evenwel steeds contacteren indien je hierover meer uitleg wenst te krijgen.

7. Welke rechten heb jij met betrekking tot je persoonsgegevens?

Wanneer wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, geniet je een aantal rechten die je op de hieronder beschreven wijze kunt uitoefenen. Houd er rekening mee dat wanneer je een recht wilt uitoefenen, wij jou om een identiteitsbewijs zullen vragen. Wij doen dit om te voorkomen dat wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens tegenkomen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegd persoon zich voordoet als jou en een recht in jouw naam uitoefent.

7.1 Je hebt het recht op toegang tot je persoonsgegevens, wat betekent dat je ons kunt vragen om je informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die wij over jou hebben. Je kunt zelfs een kopie van jouw persoonsgegevens opvragen. Houd er echter rekening mee dat je moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten je toegang wenst te hebben tot jouw persoonsgegevens.

Indien je herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en daarbij duidelijk overlast veroorzaakt, kunnen wij deze opeenvolgende verzoeken weigeren of jou een administratieve vergoeding in rekening brengen om de kosten te dekken. Wij kunnen je ook het recht op toegang tot uw persoonsgegevens weigeren of slechts gedeeltelijk verlenen, indien een dergelijke toegang de rechten en vrijheden van anderen, waaronder die van VIAA, onevenredig zou kunnen schaden.

7.2 Je hebt het recht om te vragen dat wij jouw persoonsgegevens corrigeren als je kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over jou verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Geef aan in welke context wij jouw persoonsgegevens gebruiken (bijvoorbeeld om je nieuwsbrieven te sturen of om te reageren op een verzoek), zodat wij jouw verzoek snel en accuraat kunnen beoordelen.

7.3 Als wij jouw toestemming gevraagd en verkregen hebben om jouw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, bijvoorbeeld voor commerciële cookies, hebt jij steeds het recht om deze eerder gegeven toestemming in te trekken.

7.4 Je kunt ons verzoeken om jouw persoonsgegevens te verwijderen als deze persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, als het verzamelen ervan onwettig was of als je met succes gebruik hebt gemaakt van jouw recht om jouw toestemming in te trekken of jouw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. 

Wanneer een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen wij jouw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden om jouw persoonsgegevens te verwijderen.

7.5 Je kunt ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken:

  • gedurende de tijd dat wij jouw verzoek om correctie van jouw persoonsgegevens beoordelen;

  • gedurende de tijd dat wij jouw bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens beoordelen;

  • wanneer een dergelijke verwerking onwettig was, maar je geeft de voorkeur aan een beperking boven wissen;

  • wanneer wij jouw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar jij hebt ze nodig voor de vaststelling, uitoefening van of verdediging tegen een rechtsvordering.

7.6 Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van onze eigen belangen, d.w.z. je hebt ons geen toestemming gegeven en wij hebben ze niet nodig voor de uitvoering of uitvoering van een overeenkomst, noch om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, heb je het recht om je te verzetten tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens. Wanneer ons belang betrekking heeft op het gebruik van commerciële cookies, zullen wij jou jouw verzoek onmiddellijk inwilligen. Voor andere belangen, bijvoorbeeld onze veiligheidsbelangen, vragen wij je om jouw specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot een verzoek. Dan moeten we jouw omstandigheden afwegen tegen onze belangen. Als deze afweging ertoe leidt dat jouw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen, zullen wij de verwerking van jouw persoonsgegevens staken.

7.7 Wanneer wij jouw persoonsgegevens hebben verzameld op basis van jouw toestemming of omdat ze nodig waren voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, heb je het recht om een kopie van ons te verkrijgen in een gestructureerd, veel gebruikt en machineleesbaar formaat. Dit recht geldt echter alleen voor persoonsgegevens die jij ons hebt verstrekt.

7.8 Als je een van deze rechten wilt uitoefenen, vragen wij jou ons een e-mail te sturen. Je kan ons bereiken op privacy@viaa.be.

Je kunt er zeker van zijn dat wij een e-mail van jou, waarmee je aangeeft een recht uit te willen oefenen, niet zullen interpreteren als jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van jouw verzoek.

In een verzoek moet duidelijk worden aangegeven en gespecificeerd welk recht je wenst uit te oefenen. Geef altijd aan in welke context wij jouw persoonsgegevens hebben verkregen, zodat wij jouw aanvraag snel en zorgvuldig kunnen behandelen. Jouw aanvraag moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van jouw geldige identiteitskaart die je identiteit bewijst.

Wij zullen je onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij je daarvan zo spoedig mogelijk en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag op de hoogte stellen.

Indien je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door VIAA, kan je altijd contact met ons opnemen via bovenvermeld e-mailadres. Als je niet tevreden bent met ons antwoord, kan je een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/) en of de Vlaamse Toezichtcommissie (https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie).